2014-07-22
关于各独立管档单位干部人事档案工作自查的通知
院属各独立管档单位：
近年来，按照《干部档案管理工作细则》的要求，我院切实加强了干部人事档案管理工作，在管理制度化、规范化建设等方面，取得了一定的成绩，但也存在一些问题，主要是有些单位重视不够，档案意识不强，归档材料内容不全、信息不准，档案整理不规范，档案人员业务不熟，个别存在出生时间、工作时间涂改等现象，影响了干部档案工作的严肃性和档案作用的发挥。根据《干部档案管理工作细则》、省委组织部《关于开展干部人事档案工作检查的通知》（黑组通字[2010]19号）和《关于印发< 全省干部人事档案工作集中检查实施方案>的通知》（黑组通字[2011]71号）精神，为进一步提高干部人事档案管理水平，推进我院干部人事档案工作规范化、科学化进程，更好地为干部工作及其它有关工作服务，我院拟对各独立管档单位档案管理工作进行检查，具体时间待省里统一检查完毕后另行通知。请各单位先开展档案自查工作。现将有关事宜通知如下：
一、检查内容
（一）组织领导
1、领导重视。干部人事档案工作列入本单位议事日程情况，是否有领导分管干部人事档案工作，了解有关干部人事档案工作文件精神，定期听取工作汇报，提出任务和要求。干部人事档案工作基本条件是否具备。
2、工作规划。干部人事档案工作近期或远期规划制定情况和组织实施情况，对加强干部人事档案管理工作的主要做法、存在问题及下一步工作打算。
3、队伍建设。干部人事档案工作人员配备情况，人员基本素质及对档案业务掌握情况。
（二）基础设施
1、库房。档案库房设置情况，“三室”（档案库房、阅档室、办公室）分开情况。
2、档案柜。配置档案柜保管干部人事档案情况。
3、“六防”。干部人事档案库房“六防”措施落实情况，是否配有防盗门窗、灭火器、温湿度表、电风扇（排气扇、空调机）、防腐防虫物品。
4、其他设备。配置切纸打孔机、去湿机（加湿器）、复印机以及灭菌杀虫等设备情况。
（三）日常管理
1、制度建设。干部档案管理制度建设情况，是否建立健全了查（借）阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作等八项制度。
2、履行职责。履行干部档案管理部门十项职责情况，档案的查阅、接收、转递、整理、利用、保管与保护等日常管理工作是否有序进行。
3、登记工作。各类簿册是否齐全，档案登记是否详实、规范、及时。
（四）档案材料
1、材料齐全情况。检查档案材料是否齐全、完整，档案内容是否客观、真实，有无涂改造假、错装、混装的材料。
2、手续完备情况。检查档案材料手续是否完备，规定由组织盖章的材料，是否有印章；个人撰写的材料，是否有形成时间及本人签字。
3、归档立卷情况。档案材料分类、排列、层次情况，技术加工和装订情况。
二、评分标准
此次检查采取量化考核评分的方式进行，其中：组织领导20分，基础设施10分，日常管理20分，档案材料100分。另设加减分因素：
（一）减分项
抽查的档案中有下列情况之一者，每一项在总分中扣除20分：
1、干部档案存在涂改造假现象，对档案内容私自涂改和装入假证明、假学历等材料；
2、装错材料，错装入其他人材料；
3、缺少1997年后任科级以上职务的《干部任免审批表》；
4、公务员身份干部的档案缺少《公务员登记表》或《参照（公务员法）管理机关（单位）工作人员登记表》。
（二）加分项
1、应用现代化手段加强干部人事档案管理，推进干部档案管理信息化，采用干部人事档案信息管理系统进行干部档案管理的加3分；
2、积极开展干部档案利用工作，利用干部人事档案信息数据对干部队伍进行综合分析，为领导提供信息和决策依据，并得到所在单位党委表彰或充分肯定的加3分；
3、近三年来，有关档案管理、利用等方面研究成果在省部级以上刊物发表的每一篇加3分。
以上具体评分标准详见《干部人事档案检查评分表》（见附件）。检查结束后，将根据得分情况划分干部人事档案工作优秀、合格、不合格等级。具体划分标准，根据考核情况确定。
三、检查方法
检查工作按照“一听、二看、三查、四议、五评”方法，科学有序推进：
（一）听取情况汇报。即听取各单位干部人事档案工作负责同志关于实施干部人事档案工作目标管理情况及档案材料审核工作的汇报。
（二）查看有关资料和基础设施。检查有关文件资料、规章制度、簿册表格等是否健全；档案库房内“六防”措施是否落实；必备的设备是否配置；计算机应用情况等。
（三）抽查档案。随机抽样检查一定数量的档案。抽查档案重点看材料收集是否齐全、鉴别分类是否准确、编排是否有序、目录是否清楚、装订是否整齐等。抽查档案数量的具体原则是：所管现职干部人事档案总数100卷以下的抽10卷；100卷以上的抽20卷。
（四）小组评议。检查组边检查边记录，对每个单位的检查情况进行集体评议。
（五）综合评分。检查组对检查情况进行全面分析研究，在充分酝酿讨论的基础上，按照评分标准逐项核分。
四、时间安排
干部人事档案检查工作从通知下发之日起，至2011年6月底前结束，采取自检自查和集中检查相结合的方式进行。大体分为三个阶段：
（一）自检自查阶段
2011年5月末至6月底前，由各单位按照通知精神，对本单位干部人事档案工作进行自检自查，并形成自检自查报告，同时对自检自查情况进行自行核分（填报《干部人事档案检查评分表》），将自检自查报告和自行填写的“评分表”报送院人事处干部科（主楼306）。
（二）集中检查阶段
具体时间另行通知，由院人事处组织并组成检查组，采取现场验收和抽查的方式，对各单位干部人事档案工作进行检查。
（三）总结提高阶段
本着边检查、边梳理、边总结的原则，认真做好汇报总结工作。要通过开展干部人事档案检查工作，建立长效机制，推动我院干部人事档案管理工作上台阶上水平。检查中注意发现好典型，及时总结推广好经验好做法；对存在的问题，查找原因，研究提出解决措施和意见，限期整改；对重视不够、存在问题较多、管理混乱的进行通报批评；对擅自涂改造假等情节严重、性质恶劣的，要追究有关领导和当事人责任。检查结果将采取适当方式进行通报。
五、具体要求
（一）加强领导，落实责任。各单位要充分认识开展干部人事档案检查工作的重要性，切实加强领导，制定切实可行的工作方案，建立相应的责任制，做到组织到位、人员到位，分工明确、责任到人。要将这次检查同干部人事档案审核工作、目标管理工作结合起来，认真自查，并做好补缺补差工作。
（二）协调配合，保证材料收集齐全。各单位干部人事档案负责同志要协调相关部门做好档案材料收集工作，确保档案信息齐全完整、真实无误。
（三）突出重点，切实解决实际问题。档案检查的重点是《干部履历表》、《入党志愿书》、《干部任免审批表》、学历学位等材料，查看干部姓名、出生年月、参加工作时间、学历学位、入党时间等各项内容是否完整，前后记载是否一致。要根据“单项否决”的四个关键项目，把住档案管理的重点关口，发现问题，及时解决。
（四）坚持标准，确保检查工作取得实效。要严格按照通知要求开展检查工作，对抽查的档案要逐卷逐页查看，发现问题详细登记，严格按照评分标准打分。要坚持实事求是、公道正派的原则，统筹安排，科学推进，确保检查不走过场，取得实效。
附：干部人事档案检查评分表
院人事处
2011年5月27日
干部人事档案检查评分表 | ||||||||
(总分150分) | ||||||||
管档单位: | 职务： | 验收得分： | ||||||
类别 | 项目 | 序号 | 评分项目及标准 | 评分办法 | 存在问题 | 评分 | ||
分值 | 扣分 | 得分 | ||||||
一、组织领导20分 | 领导重视 | 1 | 干部人事档案工作列入议事日程情况，本单位有一名领导分管干部人事档案工作，了解有关干部人事档案工作文件精神，定期听取工作汇报，提出任务和要求；干部人事档案工作基本条件是否具备。 | 查看有关文件资料、领导讲话等，并听取汇报，检查小组集体商定 | ||||
工作规划 | 2 | 制定干部人事档案工作近期或远期规划和实施方案，并认真组织实施 | 听汇报，查资料，得到落实的得2分，否则，不得分 | |||||
队伍建设 | 3 | 按干部人事档案工作目标管理考评标准规定配有1名专兼职档案管理干部。档案管理干部必须是中共党员，熟练掌握档案材料的收集、鉴别、归档、整理、提供利用以及档案的保管保护知识和技能 | 听汇报，查资料，通过管档干部查找抽查档案的速度及回答问题情况了解管档干部的业务水平，视业务水平评分，优秀8分，合格6分，不合格不得分，未有专兼职档案管理人员的扣2分 | |||||
二、基础设施10分 | 库房 | 4 | 管理1000卷以内档案，设专用库房，阅档室和办公室合一，即“二室”分开 | 实地查看，库房面积达不到标准的扣2分，没有按标准实现“二室”分开的扣1分 | ||||
铁柜 | 5 | 配置铁质档案柜保管干部人事档案 | 实地查看，没有全部使用铁质档案柜的不得分 | |||||
6 | 干部人事档案库房“六防”措施基本得到落实，配有防盗门窗、灭火器、温湿度表、电风扇或排气扇或空调机、防腐防虫物品 | 实地查看，“六防”措施落实的得3分，每缺一项扣0.5分 | ||||||
7 | 配置了切纸打孔机、去湿机或加湿器、复印机以及灭菌杀虫等设备 | 实地查看，每缺一项扣0.5分 | ||||||
三、日常管理20分 | 制度 | 8 | 干部人事档案管理部门认真履行十项职责； 建立健全八项制度：查（借）阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员职责、送交档案材料归档工作制度 | 实地检查，听取汇报，建立制度，无任何违章及责任事故得3分，制度内容不全，每缺一项扣0.1分 | ||||
登记 | 9 | 各种簿册齐全，档案登记及时，信息详实 | 实地查看，登记详实、规范、及时得3分，否则，不得分 | 登记不详 | ||||
借阅归档入库 | 10 | 借阅审批手续齐全，借阅档案一般不超过15天；零散材料及时归档；对接收的档案要及时进行档案审核入库 | 查看有关簿册，符合标准得6分，有一项不符合规定的扣2分 | |||||
转递 | 11 | 转递干部人事档案须填写转递通知单并通过机要或专人送取；转出的档案，材料齐全，无零散材料；干部调动、职务变动或改变主管单位需转递档案的，档案管理部门须在两个月内转出；及时退回接收干部人事档案回执 | 查看有关记录、簿册、通知单、回执，不符合标准的每项扣2分 | |||||
四、档案材料100分 | 材料齐全 | 12 | 须有1988年、1999年中央组织部制发的《干部履历表》 | 缺1999年版表的扣5分，缺1988年版表的扣3分 | 个别没有99版 | |||
13 | 《干部履历表》所填信息应真实准确，1999年版《干部履历表》应有照片、本人签名、填表时间和组织印章 | 不符合要求的，每项扣0.5分，其中，干部受过处分本人未填写的扣2分 | 个别没有照片 | |||||
14 | 大专以上学历、学位材料齐全，其中：（1）大学本、专科学历、学位：1977年以前入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；1977年后入学的，须有高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表，授予学士学位的材料；（2）硕士、博士研究生学历、学位：须有报考攻读硕士、博士学位研究生登记表、学习成绩表、毕业研究生登记表、授予学位的材料，参加硕士研究生单独考试的，还须有专家推荐表；（3）同等学历申请硕士、博士学位：须有学位课程进修成绩单和授予硕士、博士学位的材料，其中，授予硕士学位的，还须有国家统考科目成绩合格证书复制件；（4）党校学历：须有学员成绩表、毕业论文评审答辩情况表、毕业学员登记（鉴定）表或党校学历证明；（5）国（境）外学历学位：须有国（境）外-wwwBet365出具的学历、学位证书和学习成绩单或复制件，教育部留学服务中心出具的认证材料；（6）其他学历学位：须有教育部规定的相关材料 | 每缺一份材料扣1分 | 个别材料不齐全 | |||||
15 | 1997年以来参加二个月以上理论、专业、技能等培训的须有相应的培训材料 | 每缺一份材料扣0.5分 | ||||||
16 | 评聘专业技术职称（职务）的须有相应的申报表、审批表等材料 | 缺正高、副高、中（初）级分别扣4、3、1分 | ||||||
17 | 通过全国统考取得会计师、审计师、经济师等专业技术资格证书的应有相应的专业技术资格考试申报（登记）表、证书复制件 | 每缺一份材料扣1分 | 个别缺少证书复印件 | |||||
18 | 确认（更改）出生日期的，须有上级批复、相关调查及证明材料 | 缺上级批复扣4分，其他每缺1份扣1分 | ||||||
19 | 更改参加工作时间的，须有上级批复或确定材料 | 缺上级批复或确认材料扣4分 | ||||||
20 | 中共党员须有《中国共产党入党志愿书》，1985年、1990年的《中国共产党党员登记表》；停止党籍后经批准恢复党籍的，须有审批表；民主党派成员须有相应的加入该党派组织的材料 | 缺《入党志愿书》或加入民主党派材料的且未补填的扣8分；其他每缺一份扣2分 | 个别缺少入党志愿书 | |||||
21 | 获得县（处、团）级以上奖励材料齐全 | 每缺一份扣1分 | ||||||
四、档案材料100分 | 材料齐全 | 22 | 受过处分的，须有处分决定（包括免予处分的决定）材料；受开除以外的行政处分的，解除处分后，还须有解除处分的决定材料 | 每缺一份材料扣3分 | ||||
23 | 进行过经济审计的干部须有相应任期经济责任审计结果材料 | 每缺一份材料扣2分 | ||||||
24 | 1997年以前任科级以上职务的，须有《干部任免审批表》或《干部任免呈报表》 | 每缺一份材料扣2分 | 个别缺少任免审批表 | |||||
25 | 1997年以来的干部考察材料须有形成材料的单位（或考察人）和时间 | 不符合要求的，每份材料扣1分 | 个别缺少考察材料 | |||||
26 | 1991年以来任科级以上职务的，须有干部任前考察（或表现情况）材料 | 1997年以来提拔任职的，每缺1份扣3分；其他材料每缺1份扣1分 | 个别缺少考察材料 | |||||
27 | 1993年以后的工资材料齐全（或在《工资变动登记表》中有相应记载） | 每缺一份扣0.5分 | ||||||
28 | 1997年以来的《年度考核登记表》须收集齐全，或在档案中有相应记载 | 每缺一份材料扣1分 | 缺少材料 | |||||
手续完备 | 29 | 凡规定由组织盖章的材料，应有组织盖章；凡个人撰写的材料，应有形成时间及本人签字 | 1997年后材料手续不完备的，每份扣0.5分 | |||||
30 | 1997年以来的《干部任免审批表》应按规定逐项填写，注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，加盖组织印章 | 未按规定逐项填写或填写有误的本项不得分；未注明批准机关、文号，或缺组织印章的，每份材料扣1分 | 个别没有批准文号 | |||||
整理合格 | 31 | 材料分类准确、排列有序、层次清楚 | 不符合要求每项扣1分 | |||||
32 | 目录清楚；无粘贴涂改；档案内容与目录相符；材料形成时间填写无误；材料类序号和页码准确 | 不符合要求每项扣1分 | ||||||
33 | 技术加工和装订符合要求，无乱孔脱页漏页、损坏文字的材料 | 不符合要求每项扣1分 | 个别有乱孔 | |||||
34 | 使用新型干部档案卷夹 | 不符合要求扣1分 | ||||||
五、加减分因素 | 减分项 | 35 | 干部档案是否存在涂改造假现象 | 单项否决内容，存在左列四种情况之一的，每一项在总分中扣20分 | ||||
36 | 错装材料 | |||||||
37 | 缺少1997年后任科级以上职务的《干部任免审批表》 | |||||||
38 | 公务员身份干部的档案缺少《公务员登记表》或《参照〈公务员法〉管理机关（单位）工作人员登记表》 | |||||||
加分项 | 39 | 应用现代化手段加强干部人事档案管理，推进干部档案管理信息化，采用干部人事档案信息管理系统进行干部档案管理 | 开机检查，符合标准加3分 | |||||
40 | 积极开展干部档案利用工作，利用干部人事档案信息数据对干部队伍进行综合分析，为领导提供信息和决策依据，并得到所在党委表彰或充分肯定 | 查资料，符合标准加3分 | ||||||
41 | 近三年来，有关档案管理、利用等方面研究成果在省部级以上刊物发表 | 查资料，每一篇加3分 | ||||||
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